Collecter ~ Exploiter

Collecter la documentation

 

 Le CDH collecte une grande variété de documents imprimés et manuscrits depuis sa création.

Le fonds s’enrichit chaque année de versements administratifs, de dons de particuliers, ou encore d'achats

auprès de professionnels (librairies spécialisées, ventes aux enchères...).

Il bénéficie également de quelques dépôts de l'AHAD.

 

La procédure de versement

Le service versant doit formaliser sa proposition par écrit en précisant la liste des documents. Le CDH examine la proposition (authenticité, lien avec l'administration,...) et en détermine l'intérêt documentaire par rapport aux fonds déjà conservés. En cas d'acceptation du versement par la direction du musée, le CDH établit un bordereau de versement qui  spécifie notamment le nombre de documents, leur dénomination, leur état, et les dates extrêmes. Le bordereau est transmis au service versant qui le renvoie signé avec les documents.

 

 

La proposition de don

De nombreuses familles sont en possession de documents de carrière de leurs ancêtres ou plus généralement sur la douane et son histoire, qu'elles souhaitent voir conservés et valorisés au MND. Si c'est votre cas, vous pouvez nous transmettre une proposition de don par courrielou par courrier postal qui précise la nature, le nombre et l'état des documents. Le CDH étudie la proposition (authenticité, lien avec l'administration,...) et en détermine l'intérêt documentaire par rapport aux fonds déjà conservés. En cas d'acceptation du don par la direction du musée, le CDH rédige une fiche de don qui doit être renvoyée avec les documents sélectionnés.

 

 

Exploiter l'information

 

Le CDH a pour mission de conserver des fonds spécialisés mais aussi de les exploiter pour pouvoir répondre à la fois aux demandes de recherche interne et aux sollicitations extérieures.

Informatisation des fonds

Celle-ci passe par l’identification des sources d’information et leur traitement documentaire notamment l’indexation des collections papier. Le CDH dispose d’outils d’aide à la recherche manuelle (liste et index) et a démarré l’informatisation de ces fonds en 2007, il reste donc encore beaucoup de travail d’intégration et d’analyse à accomplir. La base de données n’est pas accessible sur internet, le chercheur doit donc adresser sa demande par écrit (soit par courrier, soit par mail) à la documentaliste, qui se charge, de rechercher dans les différents fonds et de répondre au demandeur.

Dépouillement des documents

Le CDH réalise depuis de nombreuses années le dépouillement de certains documents (comme les sommiers du personnel, voir la généalogie) mais aussi des périodiques administratifs spécialisés. Il a entrepris depuis 2009 la numérisation en reconnaissance optique de caractères (OCR) de certains périodiques, ce qui lui permet d’affiner les recherches.